Odpověď je jednoduchá. Mít veškerou dokumentaci BOZP v pořádku. Tato dokumentace je povinná pro každou firmu a pokuta může důkladně ovlivnit hospodaření firmy. Co musí obsahovat dokumentace BOZP?
Znalost legislativy BOZP
Nejprve je nutné se při sestavování dokumentace BOZP důkladně seznámit s legislativou a nařízeními, které se na váš provoz vztahují. Tato pravidla najdete v jednotlivých zákonech (zákoník práce, příslušná nařízení vlády, zákon č. 309/2006, atd.) dostupných na portálech veřejné správy či na specializovaných webových stránkách. Upozorníme hned na začátku, že jakékoliv vzory dokumentace BOZP pro vás budou prakticky nepoužitelné, jelikož neexistují dvě firmy, které by se potýkaly se stejnými riziky BOZP a měly stejně nastavený systém řízení BOZP. Důležité je tedy se skutečně seznámit s jednotlivými nařízeními z perspektivy vaší firmy (obor práce, počet zaměstnanců, brigádníci, technické zázemí atd.).
Registr rizik
Základním dokumentem dokumentace BOZP je registr rizik, který zaznamenává všechna možná ohrožení na daném pracovišti pro vaše zaměstnance a zároveň uvádí jednotlivá opatření na jejich eliminaci. S dobrou znalostí zákonů jistě pro vás nebude představovat problém si celou vaši firmu projít a sestavit takový registr rizik a to včetně opatření na zvládání jeho dílčích položek. Do tohoto registru se počítají i rizika zjištěná pohovorem s vedoucími i řadovými pracovníky. Následně si do vznikajícího registru rizik vypíšete aktuální i hrozící rizika a připravíte metodiku jejich řešení. Nezapomeňte se skutečně seznámit se všemi odděleními ve vaší firmě, protože např. skladníci a řidiči jsou velmi často skupinou zaměstnanců, na které se úřady při kontrole zaměřují a kteří mohou být ohroženi úplně jinými riziky a eventualitami, které se zbytku vaší firmy vůbec nemusí týkat.
Kategorizace prací
Podle zákona o ochraně veřejného zdraví musíte zařadit všechny vaše pracovní činnosti a pozice do 4 různých pracovních kategorií, tzn. provést Kategorizaci prací. Podle náročnosti a omezení, jakým působí na zaměstnance.
- Kategorie 1. jsou práce, u kterých nehrozí nepříznivý vliv na zdraví zaměstnance a nejčastěji se jedná o administrativní a jím podobné práce.
- Kategorie 2. jsou práce, u kterých hrozí nepříznivý vliv na zdraví zaměstnance očekávat jen ve výjimečných případech a u nichž nejsou trvale překračovány hygienické limity. Oznámení o zařazení do druhé kategorie je potřeba zaslat na vědomí orgánu ochrany veřejného zdraví.
- U 3. kategorie se jedná o práce, při nichž dochází k trvalému překračování hygienických limitů a obyčejně vyžadují používání nezbytných OOPP.
- U 4. kategorie pak hrozí vysoké riziko ohrožení zdraví.
Povinnost kategorizace nařizuje § 37 zákona 258/2000 Sb., kde je mimo jiné uvedeno, že zařazení musíte provést nejpozději do 30 kalendářních dnů ode dne zahájení výkonu prací.
Povinná školení, revize a další náležitosti
Nedílnou součástí dokumentace BOZP jsou také protokoly a osnovy připravených školení BOZP pro vaše zaměstnance, jelikož musí být každý pracovník řádně proškolen, a to ještě předtím než začne na daném úseku pracovat. Tato školení je pak nutné pravidelně opakovat a o každém takovém školení by měl existovat protokol s výsledkem přezkoušení zaměstnance a podle jiných dokumentů by měl být doložitelný i obsah takového školení. Nezapomínejte, že ne pro každého zaměstnance stačí pouze běžné školení BOZP, jelikož některé specifické profese vyžadují dle zákona i další bezpečnostní školení, kterou jsou nezbytná pro výkon jejich pracovních úkolů, a tato školení je nutné též řádně evidovat.
Interní směrnice a předpisy BOZP
Jak bylo výše uvedeno důležitým dokumentem každé dokumentace BOZP je registr rizik, který zaznamenává všechna možná ohrožení na daném pracovišti pro vaše zaměstnance a zároveň uvádí jednotlivá opatření na jejich eliminaci. Mezi směrnice, které by měly být součástí vaší dokumentace, můžeme dále zařadit:
- Směrnice BOZP – Konkrétní pravidla a nařízení o tom, jak se na pracovišti chovat, aby nedošlo k ohrožení bezpečnosti a majetku. Ta musí respektovat přesné nastavení systému BOZP uvnitř vaší organizace a nikoli jen obecný popis povinností zaměstnavatele.
- Poskytování OOPP – Předávací protokoly, protokoly o kontrole funkčnosti a správném používání osobních ochranných pracovních prostředků, musí být součástí každé dokumentace firmy, která zaměstnancům přiděluje byť jen pár OOPP.
- Směrnice k provozování dalších činností – zde najdete zvláštní směrnice pro specifické pracovníky, zejména takové, na které se vztahují další pravidla v rámci BOZP, jak jsou řidiči, skladníci, topiči a další povolání
Sestavení kvalitní a funkční dokumentace BOZP není rozhodně nic jednoduchého a už z tohoto stručného výčtu jejích součástí je jasné, že to někomu, kdo se problematikou BOZP dlouhodobě nezabývá, zabere desítky až stovky hodin práce a ani tak nemusí být zaručen výsledek, tedy, že při případné kontrole ze strany úřadů nedostanete pokutu za špatné vedení dokumentace BOZP. Řešením je v takovém případě obrátit se na odborníky v této problematice. Takovéto řešení je výhodné především pro malé firmy. Zkušený a spolehlivý partner v problematice BOZP vám nejen pomůže s řešením aktuálního stavu BOZP, ale navíc vám bude k ruce při případné kontrole ze strany úřadů.
Další informace, náměty k BOZP naleznete zde.